I – GÉNÉRALITÉS

(nom de la corporation)

est le nom de cette corporation formée en vertu de la troisième partie de la Loi sur les compagnies de la province de Québec. Les lettres patentes et le sceau ont été émis le 31 décembre 1969.

Le montant auquel est limitée la valeur des biens immobiliers que peut acquérir ou posséder la corporation, est majoré à 2 000,000 $ et ce à partir du 28 août 2018.

1360, rue Jules-Brisebois, C.P. 332

J9P 4P4

b)     Le territoire qu’il dessert avec ses sentiers est situé dans les cantons : Dubuisson, Bourlamaque, La Motte, Vassan, La Corne, Senneville, Louvicourt, Pascalis, Vauquelin, Pershing, Laubanie, et DesRoberts.

c)     La durée de ses opérations hivernales est du premier décembre au 15 avril.

d)     Le club par l’intermédiaire de ses directeurs se doit d’aménager, d’améliorer et d’entretenir ses sentiers.

e)     D’aménager, de construire, d’entretenir ponts et ponceaux selon la nécessité et conformément aux lois et règlements en vigueur sur le territoire.

f)       De rendre sécuritaires les traverses des plans d’eaux, lacs, étangs à castor, marécages, etc) des rivières, des ruisseaux et des grands espaces comme les champs et les bûchés.

g)     D’installer, et d’entretenir une signalisation uniforme, adéquate et sécuritaire conformément à la règlementation en vigueur.

h)     De maintenir ses équipements et bâtiments fonctionnels et en bon ordre.

Toute personne physique ou morale, ayant fait l’acquisition de plus d’un droit d’accès, émis par le Club Motoneige Val d’Or Inc., sous vocable commercial, ne peut prétendre à plus d’un vote par sujet voté lors des réunions générales annuelles du Club (AGA).

Le coût du droit d’accès est déterminé lors de l’assemblée générale annuelle de la Fédération des Clubs de Motoneigistes du Québec Inc. (F.C.M.Q.) qui se déroule normalement en septembre et ce suite au vote majoritaire des clubs, obtenus à leur assemblée régionale.

II – ASSEMBLÉES

L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle doit être conforme à l’Annexe I qui fait partie intégrante des règlements généraux.

L’assemblée a lieu au siège social de la corporation ou à tout autre endroit situé sur le territoire.

L’ordre du jour de l’assemblée spéciale ne peut porter que sur les sujets inscrits dans l’avis de convocation. Aucun varia n’est permis.

La convocation doit indiquer l’endroit, la date et l’heure retenus par une résolution du conseil d’administration.

Le président de l’assemblée n’a pas le droit de vote, sauf pour départager les voix dans les cas d’égalité.

Sauf dispositions contraires expressément prévues dans la charte, les résolutions de l’assemblée sont tranchées à majorité simple (50% des membres présents, plus un).

La déclaration du président de l’assemblée à l’effet qu’une résolution a été soit adoptée à l’unanimité ou par majorité définie, soit rejetée à l’unanimité ou par majorité définie, constitue une preuve concluante de ce fait.

a)     soit ratifier, soit modifier ou rejeter le budget annuel de la corporation;

b)     présenter les états financiers vérifiés de l’année financière écoulée;

c)      soit ratifier, soit modifier ou rejeter les règlements généraux, le code de déontologie, s’il y a lieu, et la description des fonctions du directeur général s’il y a lieu ainsi que les amendements qui peuvent y être apportés;

d)     élire les membres du conseil d’administration ;

e)     nommer le vérificateur.

Le président de toute assemblée des membres y conduit les procédures sous tous les rapports et à sa discrétion sous réserve de la loi, de la charte et des règlements de la corporation.  Il soumet les propositions des membres, au vote.

III – LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

Le conseil d’administration de la corporation est composé de sept (7), neuf (9), onze (11) ou treize (13) membres. Les membres élisent le nombre d’officiers qu’ils ont besoin.

Le conseil d’administration en poste avant chaque assemblée annuelle a pour objectif de chercher à faire élire onze (11) administrateurs à l’assemblée annuelle qui suit, mais advenant qu’il y a seulement sept (7) membres qui veulent devenir administrateurs, le conseil pourra fonctionner avec un quorum de quatre (4) valide pour toute la période de l’année où il n’y aura que 7 administrateurs. Le quorum sera de 5 si le nombre d’administrateurs est de 8 et 9, et de 6 si le nombre d’administrateurs est de 10 ou 11, et ainsi de suite.

Tout membre qui a déjà été invité à démissionner ou qui a été destitué par un conseil d’administration d’un autre organisme pour incompétence, mauvais agissement et/ou comportement, est réputé ne pas posséder les qualités requises pour siéger au conseil d’administration du Club Motoneige Val-d’Or.

Un administrateur sortant de charge est rééligible.

A noter qu’un comité de mise en nomination devra être formé avant ou lors de la première rencontre annuelle du Club de motoneige et devra être composé de 3 administrateurs.  Ils auront comme responsabilités de solliciter et de recevoir les propositions de candidatures par écrit.  Ils devront dresser la liste des candidats susceptibles de siéger comme administrateur et en faire la recommandation au conseil d’administration en accord avec les dispositions des articles 15, 16, 17.

S’il y a plus de candidats (ayant acceptés) que de postes ouverts, il y a votation par vote secret.

S’il y a moins de candidats (ayant acceptés) que de postes ouverts, on doit choisir l’une ou l’autre des procédures suivantes :

a) S’il y a trois postes ouverts ou moins : on doit adopter une résolution mandatant les administrateurs de voir à combler les postes demeurés vacants.

b) S’il y a plus de trois postes ouverts : on doit choisir après un vote majoritaire (2/3) des membres de l’assemblée, de retourner en élection après avoir convoqué une assemblée générale spéciale ou choisir de mandater les administrateurs de voir à combler les postes encore vacants.

S’il y a plus de trois postes demeurants vacants et qu’il n’y a pas quorum au sein de la direction, le président sortant se doit de rester en poste et ce jusqu’à ce que les postes nécessaires pour avoir quorum soient comblés.

a)     Faire un rappel en début d’assemblée des éléments usuels de procédure.

b)     Départager les membres votants par rapport aux observateurs.

c)      Exiger que les intervenants demandent la parole au président avant d’intervenir.

d)     Respecter l’ordre des demandes d’interventions.

e)     Obliger les intervenants, à décliner leur nom au début de leur intervention.

f)       Si la salle est dotée d’un microphone, obliger les intervenants à l’utiliser.

g)     Essayer dans la mesure du possible de faire discuter l’assemblée sur une proposition au lieu d’attendre à la fin pour accepter cette proposition.

h)     Rappeler aux intervenants l’importance des interventions brèves.

Les prévisions budgétaires de la saison en cours doivent être présentées à la séance du conseil d’administration, au plus tard en décembre.

Tout membre du conseil d’administration peut être relevé de ses fonctions par une résolution adoptée par un minimum de 66% des voix exprimées lors d’une assemblée spéciale des membres convoquée à cette fin.

Un membre du conseil d’administration qui manque plus de trois (3) séances consécutives du conseil d’administration sans motif valable peut être destitué.

Les membres du conseil d’administration qui effectuent des tâches ou exécutent des travaux au profit du Club Motoneige Val-d’Or inc. en dehors de ses fonctions d’administrateur (trice) peuvent recevoir une rémunération ainsi qu’un remboursement de dépenses inhérentes aux responsabilités acceptées.

L’avis de convocation est soit verbal, soit écrit.  Il doit être signifié au moins vingt-quatre (24) heures avant le début de la séance.  Un membre du conseil d’administration peut renoncer par écrit à l’avis de convocation.  Sa présence sur les lieux équivaut à une renonciation, sauf si l’objet de sa présence est pour dénoncer l’irrégularité de la convocation et s’opposer à la tenue de la séance.

Une séance spéciale peut toutefois être tenue sans avis de convocation lorsque tous les membres du conseil d’administration présents renoncent

par écrit à l’avis de convocation et que tous les membres absents donnent leur assentiment à la tenue de cette séance.

L’avis de convocation indique l’endroit, la date et l’heure retenus pour la séance du conseil de même que l’ordre du jour de la séance qui prévoit, entre autres, une période pendant laquelle les membres du conseil d’administration peuvent soumettre des propositions.

Toutefois, en plus de son droit de vote, le président du conseil d’administration bénéficie d’un vote prépondérant pour départager les voix, en cas d’égalité.

À défaut du président de soumettre une proposition qui relève de la compétence du conseil d’administration, un administrateur peut, séance tenante, saisir le conseil du sujet à débattre sans qu’il soit nécessaire que cette résolution soit appuyée par un autre administrateur.

Sauf dispositions contraires expressément prévues dans la charte, les résolutions du conseil d’administration sont tranchées à majorité simple (50% des membres présents, plus un membre).

La déclaration du président du conseil d’administration à l’effet qu’une résolution a été soit adoptée à l’unanimité ou par majorité définie, soit rejetée à l’unanimité ou par majorité définie, constitue une preuve concluante de ce fait.

Une résolution écrite et signée par tous les membres du conseil d’administration est valide et réputée adoptée à une séance du conseil d’administration.  Cette résolution doit être inscrite dans le registre des procès-verbaux de la corporation au même titre qu’un procès-verbal régulier.

ARTICLE 29

Il peut, entre autres :

a)     Exiger la production et examiner tous les documents, registres, livres et comptes de la corporation;

b)     Nommer et engager s’il y a lieu différentes personnes pour assurer la réalisation des activités quotidiennes du Club tel que : directeur général, directeur des opérations, mécanicien, opérateurs etc., compte tenu des dispositions légales en vigueur et des règlements généraux de la corporation.  Il peut également lui confier des tâches autres que celles expressément prévues dans la loi et les règlements s’il y a lieu;

c)      Emprunter de l’argent auprès d’institutions financières reconnues jusqu’à concurrence de 500,000 $ sans aller en assemblée spéciale pour approbation;

d)     Former tout comité jugé approprié autre que ceux déjà prévus dans les règlements généraux de la corporation et y désigner les personnes responsables;

IV – L’EXÉCUTIF DE LA CORPORATION

Le conseil exécutif est choisi pour un (1) an. Le même conseil exécutif peut être reporté d’année en année selon le choix des administrateurs.

Un administrateur élu à un poste exécutif peut être destitué de sa tâche par une résolution adoptée par la majorité des membres du conseil d’administration.

Le président est le représentant officiel de la corporation et à ce titre, signe tous les documents officiels de la corporation.  Il exécute ou voit à faire exécuter les décisions du conseil d’administration.

a)     a la garde des documents et registres de la corporation.  Il dresse les procès-verbaux des séances du conseil d’administration et des assemblées des membres.  Il signe ou contresigne les documents qui requièrent sa signature, notamment les procès-verbaux;

b)     est chargé de l’envoi des divers avis et plus particulièrement des avis de convocation pour les assemblées des membres et pour les séances du conseil d’administration;

Le trésorier :

c)      a la garde des biens et deniers de la corporation.  Il dépose les deniers à l’institution financière désignée par le conseil d’administration.  Il est responsable de la tenue des comptes et des livres comptables de la corporation;

d)     peut signer les chèques avec les autres administrateurs désignés par résolution par le conseil d’administration.

Article 35        RESPONSABILTIÉS ET MANDATS

a)     Il accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit l’organisme conformément à la loi et aux règlements généraux, adopte de nouveaux règlements ou les modifie, s’il y a lieu et adopte les résolutions qui s’imposent pour réaliser les butes de l’organisme;

b)      Il prend les décisions concernant l’embauche d’employés, les achats et les dépenses qu’il peut autoriser, les contrats et les obligations ou il peut s’engager;

c)      Il détermine les conditions d’admissions des membres;

d)     Il voit à ce que les règlements soient appliquées et les résolutions exécutées;

e)     Il voit à ce que les buts de l’organisme soient respectées;

f)       Un administrateur ne peut prendre aucune décision ni procéder à aucun achat engageant le club sans en avoir préalablement saisi le conseil d’administrateur ou le comité exécutif lui permettant d’agir à cette fin à l’exception, des décisions et dépenses courantes d’opération qui doit être validé sur présentation de facture.

VI : COMITÉS

ARTICLE 36

                         Le conseil d’administration voit à nommer les responsables pour les comités                    suivants suite à l’assemblée générale annuelle et à cibler les rôles spécifiques de chacun:

a)     Un responsable des Infrastructure (ex : ponts, ponceaux, nouveau bâtiment etc.)

b)     Un responsable des opérations (ex : surfaçage et formation)

c)      Un responsable du garage (ex : entretien bâtiments, équipements et refuges)

d)     Un responsable de la signalisation (ex : inventaire, achat, installation de panneaux et structure)

e)     Un responsable de la sécurité/patrouilleurs (ex : comptabiliser heures des patrouilleurs, nettoyage du sentier)

f)       Un responsable de la publicité (ex : vente de publicité)

g)     Un responsable des communication/Facebook

h)     Un responsable du comité des mise en candidature

VI– LE DIRECTEUR GÉNÉRAL

Le directeur général doit notamment :

a)     prendre des dispositions nécessaires pour conserver pendant dix (10) ans tous les registres, journaux, inventaires, contrats et documents divers ;

b)     fournir tous les renseignements ou tous les documents exigés par la F.C.M.Q. ;

c)      fournir tous les documents et renseignements pertinents dans les délais impartis par le conseil d’administration ;

d)     assister aux séances du conseil d’administration ou des comités de la corporation, sauf lorsque ces derniers lui demandent de se retirer de la séance ;

e)     assister aux assemblées générales des membres ;

f)       assister à toutes les assemblées régionales ;

g)     assister au congrès de la Fédération (F.C.M.Q.).

VI – DIVERS

Le trésorier dépose le rapport du vérificateur et répond aux questions lors de l’assemblée générale annuelle.

Dans le cas où celle-ci n’existerait plus, les biens seront alors remis à une association sans but lucratif similaire.

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Président

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Secrétaire

14.

Nomination du secrétaire d’élection